راهکار سفر و پرونده مراجع
هر مراجع، یک مسیر؛ نه چند یادداشت پراکنده.
سابقه خدمت، زمان‌های مهم، ترجیح ارتباط و اقدام بعدی را کنار هم ببینید تا تیم بداند این رابطه از کجا آمده و باید به کجا برسد.
وقتی سابقه پراکنده است
هر تماس دوباره از صفر شروع می‌شود.
بخشی از سابقه در پرونده کاغذی است، بخشی در نرم‌افزار، بخشی در پیام‌ها و بخشی در ذهن افراد. در این وضعیت، منشی پاسخ روشنی برای «آخرین اتفاق»، «زمان مناسب پیگیری» و «قدم بعدی» ندارد.
رابطه پراکنده
- پرونده کاغذی
- نرم‌افزار جدا از هم
- پیام‌ها
- ذهن افراد
پرونده زنده
- آخرین خدمت و زمان انجام آن
- مرحله فعلی رابطه یا دوره درمان
- موعد و نوع اقدام بعدی
- مسئول پیگیری
- ترجیح ارتباط و یادداشت‌های ضروری تیم
- نتیجه آخرین تماس، پیام یا مراجعه
پرونده‌ای که فقط برای بایگانی نیست.
پرونده مراجع باید به تیم کمک کند تصمیم بگیرد؛ نه اینکه فقط گذشته را نگه دارد.
هر خدمت یک تقویم پنهان دارد
از مراقبت بعد از خدمت تا جلسهٔ بعد، ترمیم، ارزیابی و تمدید؛ زمان و نوع ارتباط برای همهٔ خدمات یکسان نیست.
خدمات تک‌جلسه‌ای
بوتاکس و فیلربوتاکس
خدمت تک‌جلسه‌ای با ترمیم و تمدید
- روز خدمت
انجام خدمت
- ~۳۰ دقیقه بعد
پیام مراقبت، مطابق دستور پزشک کلینیک
- ۱۵ روز بعد
بررسی یا پیگیری ترمیم، در خدماتی که نیاز دارد
- ۴ تا ۶ ماه بعد
یادآوری ارزیابی یا تمدید، متناسب با نوع خدمت
- در صورت عدم تمدید
پیگیری بعدی در افق یک‌ساله
۳۰ دقیقه بعد — «مراقبت امروز را فراموش نکنید؛ مطابق دستور پزشک، تا ۴ ساعت سرتان را پایین نگیرید.»
متن نمونه است و پیش از استفاده باید توسط پزشک همان کلینیک تأیید شود.
فیلر
مراقبت به‌علاوه نقاط تصمیم انسانی
- روز خدمت
انجام خدمت و ارسال مراقبت مرتبط با موضع
- شرطینیازمند بررسی انسانی
پیگیری برای تورم، التهاب، نگرانی یا عارضه
- ۱۵ تا ۳۰ روز بعد
بررسی ترمیم و نتیجه؛ بازه بسته به موضع خدمت (لب یا زیر چشم)
- ۶ ماه بعد
ارزیابی و مشاوره
- ~۱ سال بعد
یادآوری تمدید
خدمات چندجلسه‌ای
لیزر و مزوژل، PRF و مزوتراپیلیزر
دوره چندجلسه‌ای و شارژ
- پیش از نوبت
یادآوری آمادگی و زمان حضور
- هر ۳۰ روز
جلسه بعد
- دوره اصلی
معمولاً ۶ تا ۱۰ جلسه در نمونه فعلی
- ۳ ماه پس از پایان جلسات
شروع یا بررسی دوره شارژ
- ۶ ماه بعد
پیگیری دوره شارژ
مزوژل، PRF و مزوتراپی
دوره چندجلسه‌ای
- بعد از هر جلسه
پیام مراقبت
- ۳۰ روز بعد
جلسه بعد
- بسته به خدمت
حدود ۲ تا ۶ جلسه در نمونه‌های فعلی
- ۶ ماه بعد
ارزیابی درمان یا مشاوره، در اغلب این گروه‌ها
- ۱ سال بعد
ارزیابی یا دعوت، متناسب با نتیجه و نظر پزشک
درمان‌های اسکار و منافذ در دادهٔ نمونه ممکن است ارزیابی سه‌ماهه داشته باشند؛ با مزوتراپی یکی نیستند و در صفحهٔ راهکار جدا توضیح داده می‌شوند.
پرونده زمانی ارزش دارد که به اقدام بعدی برسد.
آماده‌سازی داده
نام خدمت‌ها، تاریخ‌ها، پرونده‌های تکراری و اطلاعات قابل استفاده یکدست می‌شوند.
تعریف مسیر خدمت
نقاط مهم مراقبت، بررسی، جلسه بعد و ارزیابی با نظر کلینیک مشخص می‌شوند.
اتصال به کار تیم
هر اقدام، مسئول، موعد و وضعیت روشن می‌گیرد.
کامل‌شدن سابقه
نتیجه هر تماس، پیام یا مراجعه، تصمیم بعدی را دقیق‌تر می‌کند.
چه چیزی را بررسی می‌کنیم؟
- —چه مقدار از پرونده‌ها برای اقدام قابل استفاده‌اند؟
- —چند خدمت، مسیر پیگیری تعریف‌شده دارند؟
- —چند اقدام در موعد خود انجام شده‌اند؟
- —چه تعداد پرونده بدون اقدام بعدی مانده‌اند؟
پرونده‌های فعلی شما چقدر برای پیگیری آماده‌اند؟
در تحلیل اولیه، کیفیت داده و مسیر خدمات را بدون دریافت اطلاعات پزشکی مراجعان بررسی می‌کنیم.